Agiles Arbeiten in verteilten Teams - Best Practices

Es gibt viele Gründe und Situationen, bei dem sich das Arbeiten mit verteilten Teams lohnt und für Ihren Betrieb eignet. Ob es wirtschaftliche Gründe sind, wie das Einsparen von Zeit im Berufsverkehr oder eine optimalere Auslastung Ihrer Büroflächen oder es sogar – wie im Falle von COVID-19, dem Corona-Virus, der Sicherheit der Angestellten gilt.

Doch die Arbeit in verteilten Teams bringt einige Herausforderungen mit sich, besonders, wenn diese verteilten Teams agil arbeiten. Wichtig an dieser Stelle ist es, dass das Mindset starke Kommunikation, Koordination und Transparenz reflektiert und auch remote so gelebt wird, wie bei den agilen Teams vor Ort.

Weiterhin ist es wichtig zu wissen, dass ein agiles verteiltes Team mit den richtigen Tools und Kommunikationstechniken dieselbe Produktivität an den Tag legen kann wie sein lokales Komplementär. Was Sie dazu benötigen, erklären wir in diesem Artikel.

WIE KÖNNEN SIE VERTEILTE TEAMS OPTIMAL KOORDINIEREN?

Nutzen Sie Videokonferenzen.

Videokonferenzen ermöglichen es Ihnen, die Emotionen und Gesten Ihres Gegenübers zu erkennen und lassen dem Team die Möglichkeit von non-verbaler Kommunikation offen. Weiterhin wird durch ein Bild des Gegenübers im Gespräch ein besseres Verhältnis im Team geschaffen.Es heißt ja nicht umsonst: “Ein Bild sagt mehr als tausend Worte”.
Es gibt heute viele günstige oder kostenlose Tools, die es ermöglichen effizient Videokonferenzen abzuhalten und zu moderieren. Wir bei AGILE ANTS nutzen beispielsweise die Lösung Zoom für die tägliche Videokommunikation. Wir haben im Laufe der Zeit verschiedene Lösungen ausprobiert, haben Zoom aber insbesondere für sehr stabile Videoverbindungen, auch bei schmalbandigen Verbindungen und einer grossen Anzahl von Teilnehmern schätzen gelernt.

Stellen Sie einheitliche Tools zur Verfügung.

Nichts ist frustrierender als ein „Tool-Zoo“, der Teams vor die Frage stellt, welches sie nun am besten nutzen können. Stellen Sie ausserdem sicher, dass alle Teammitglieder Zugang zu den benötigten Tools und zu allen Projektdaten haben. Dabei sollten Sie Wert auf möglichst unkomplizierte Zugangsstrukturen und Berechtigungssysteme legen um das einfaches onboarding von neuen Teammitgliedern zu ermöglichen.

Erschaffen Sie ein transparentes, klar definiertes und leicht zugängliches Backlog.
Das Backlog ist das Herzstück ihres Projektes und sollte entsprechend leicht für das gesamte Team zugänglich sein. Es ist von großer Relevanz, dass das Team versteht, was der Product Owner wie umgesetzt sehen möchte. Um dieses Kriterium zu erfüllen, ist es wiederum sehr wichtig, das Backlog ganz klar zu definieren und anhand von Akzeptanzkriterien und einer passenden “Definition of Done” die Items im Backlog möglichst im Vorhinein rückstandslos zu definieren.

Ermöglichen Sie kollaboratives Arbeiten im Team.

Häufig entstehen die besten Resultate, wenn man Aufgaben in einem aktiven Austausch mit seinem Team bearbeitet. So auch bei agilen, verteilten Teams. Durch Echtzeit-Kollaborationen wie sie bei Google Docs oder Google Sheets möglich sind, können kann das Team live miteinander arbeiten und Ideen austauschen und gegenseitig optimieren. Es gibt viele Tools auf dem Markt, die Ihrem Team kollaboratives Arbeiten in Echtzeit ermöglichen.

WIE UNTERSTÜTZEN SIE DABEI AGILE METHODEN?

Das Scrum Framework bringt einige Events und Strukturen mit sich, die man als Team in einem Sprintzyklus durchläuft. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese Events in verteilten Teams optimal durchführen und anpassen können.

Sprint Planning:

Im Sprint Planning werden die Ziele des nächsten Sprints definiert. Es wird ein klares Ziel gesetzt und das Sprint Backlog wird erstellt. Bei einem verteilten Team hat ein Alignment hier die oberste Priorität. Am Ende des Sprint Plannings muss anhand des Sprint Backlogs ganz klar für jedes Team ersichtlich sein, welche Aufgaben innerhalb des nächsten Sprints zu erledigen sind. Durch eine gemeinsame Zielsetzung im Team soll außerdem verhindert werden, dass das Team in unterschiedliche Richtungen entwickelt.

Daily Scrum:

Das Daily im Scrum ist ein elementarer Bestandteil des Frameworks und ein wichtiges Event für die Teammitglieder die hier täglich in den Austausch treten können. Beim Daily Scrum geben die Teammitglieder ein kurzes Statusupdate und klären das Team über aktuelle Hindernisse in Ihrer Arbeit auf. In einem verteilten Team ist dieses Event genauso wichtig wie bei einem lokalen Team – wenn nicht noch wichtiger. Hier können Strategien für den Tag besprochen und definiert werden und es kann, durch schnelle und persönliche Kommunikation, oft ein ausschweifender Mailverkehr verhindert werden.

Der Sprint:

Während des Sprints sind für ein verteiltes, agiles Team eine klare Tool Suite und ein einfacher Zugang zu den Projektdaten elementar. Die Arbeit im Sprint an sich kann – je nach Mindset und Präferenz des Teams – bei verteilten Teams dann jedoch weitestgehend autark oder mit Hilfe von Echtzeit-Kollaborationstools vonstatten gehen.

Sprint Review:

In diesem Event werden die Ergebnisse des letzten Sprints gegengeprüft. Während bei allen anderen Events prinzipiell eine Videokonferenz ausreicht, ist es an dieser Stelle elementar auch Bildschirmübertragungen live zu ermöglichen. Dieses Event sorgt bei verteilten Teams für ein zentrales Feedback und gibt dem Team ein Gefühl dafür, welchen realen Wert sie geschaffen haben.

Retrospektive:

An dieser Stelle iterieren wir den Scrum Prozess als solchen und daher ist dieses Element besonders für verteilte Teams von großer Bedeutung. Da jedes Team anders funktioniert und besonders die verteilte agile Arbeit eine große Herausforderung darstellt, gibt dieses Event die Möglichkeit das gesamte Framework an mein Remote-Team anzupassen und ein verteiltes Arbeiten so weit zu optimieren, dass es der Arbeit vor Ort nicht mehr nachsteht.

Natürlich sollten Sie genug Zeit für Iterationen einplanen und jedes Team wird eine andere agile Arbeitsweise für sich finden. Es ist wichtig, dass Sie jedem Team die Zeit und Freiräume lassen, damit es sich selber stetig optimieren kann. Wenn Sie aber eine gute Grundlage durch das Bereitstellen einer passenden Infrastruktur schaffen und dem Team die Zeit geben sich auf das verteilte, agile Arbeiten einzustellen, dann steht der reibungslosen Umsetzung nichts mehr im Wege.

TOOLÜBERSICHT

Wir haben eine Übersicht einiger Tools zusammengestellt, die wir bei AGILE ANTS selbst regelmässig nutzen (keine Werbung, keine Affiliate-Links!):

VIDEOKONFERENZEN/WEBINARE

Zoom
Cloudbasierte Audio-, Video- und Screensharinglösung, sehr stabil auch bei schmalbandigeren Verbindungen und hohen Teilnehmerzahlen; diverse Erweiterungsmodule, z.B. zur Durchführung von Webinaren oder zur Anbindung von Videokonferenz-Hardware.

Jitsi
Fokus auf Videokonferenz, Community-getriebenes Projekt, lizenzkostenfreie Version, on-Premise Lösung; keine Möglichkeit von weltweiten Einwahlnummern.

GoogleMeet
Brower-basierte Meeting-Lösung mit Audio-, Video- und Screensharinglösung und Whiteboardmöglichkeit.

DIGITALE WHITEBOARDS

Miro
Whiteboard-Tool mit Unterstützung zahlreicher Plattformen und grosser Auswahl an fertigen Templates.

Figma
Spezieller Fokus auf kollaboratives Arbeiten an UI-Design, z.B. im Rahmen von Design Sprints.

Zoom Rooms
Cloudbasierte Lösung (Zusatzmodul zu Zoom, zur Nutzung von virtuellen Whiteboards in Verbindung mit Touch-Hardware.

Google Meet
Im Rahmen eines Google Meet Meetings ist diese Funktion nativ implementiert.

SYNCHRONE TEAMKOMMUNIKATION

Slack
Cloudbasierte Lösung für Chat, Audio- und Videokonferenzen, mit umfangreichen Integrationsmöglichkeiten, z.B. Nutzung von Channels für Systeminformationen.

Microsoft Teams
Cloudbasierte Lösung für Chat, Audio- und Videokonferenzen, mit guter Integration in Office 365.

Mattermost
On-Premise Lösung zum Selbsthosting für Chat, Audio und Video.

PLANNING (POKER)

JIRA
Bekanntes Atlassian-Tool zur Planung und Steuerung agiler Projekte.

JIRA-Plugin „Agile Poker“
Zum Integrieren von Planning Poker mit verteilten Teams.

RETROSPEKTIVE

FunRetro
Cloudbasiertes Tool zum Durchführen von Retrospektiven, mit zahlreichen Templates, wie z.B. Starfish, SWOT, Six thinking hats etc.

AUDIO HARDWARE

Jabra Evolve 75
Kabelloses Headset mit langer Akkulaufzeit und ANC.

Sennheiser SC60
Kabelgebundenes Headset.

Beyerdynamic „Phonum“
Freisprecheinrichtung/Konferenz-Audio, auch für grössere Meetingräume geeignet.

VIDEO HARDWARE

Logitech C920 HD
Individuelle Aufsteckkamera incl. Audiosystem.

Logitech Conference Cam Connect
Stromunabhängiges Konferenzsystem für Audio und Video.

Meeting Owl
Konferenzsystem mit mehreren Kameras und 360 Grad Video.

Scrumantha

Scrumantha hat sich nach vielen Jahren Arbeit im Ameisenhaufen entschieden, eine Karriere als Agile Coach zu verfolgen. Obwohl sie nur 3mm groß ist, hat sie eine beeindruckende Fähigkeit, Teams zu motivieren und Prozesse zu optimieren - wahrscheinlich, weil sie so viele Beine hat! Wenn sie nicht gerade Teams coacht, ist Scrumantha damit beschäftigt, ihr Wissen für den Blog bereitzustellen.