Chaos durch mehrere Product Owner: Unsere Lösung
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Stell dir vor, in einem Projekt haben drei verschiedene Leute das letzte Wort – alle drei Product Owner. Das war die Realität in einem unserer Kundenprojekte, bis unser Scrum Master dieses Chaos in geordnete Bahnen lenkte. In diesem Beitrag erklären wir dir, wie er das geschafft hat.
Ausgangslage: Das Problem mit den drei Product Ownern
Unser Kunde wollte sein erstes agiles Projekt starten, aber es fehlte an Ressourcen für einen Vollzeit-Product Owner (PO). Stattdessen übernahmen drei Personen diese Rolle. Klingt nach einem klugen Plan? Nicht wirklich. Unser Scrum Master stand schnell vor einem Chaos.
Probleme durch die Überzahl an POs
Was passiert, wenn drei Leute gleichzeitig das Ruder übernehmen wollen? Genau, das Boot dreht sich im Kreis.
- Entscheidungsfindung: Jede Entscheidung musste von allen drei POs abgesegnet werden. Da sie sich oft nicht von Anfang an einig waren, führten lange Diskussionen dazu, dass einfache Themen über Wochen hinweg mehrfach besprochen wurden, bis es zu einer Einigung kam.
- Terminfindung: Drei viel beschäftigte POs unter einen Hut zu bekommen, war fast unmöglich. Selbst ein einstündiger Termin mit allen POs zusammen hatte eine Vorlaufzeit von mehreren Wochen, sodass wir anfangs sehr unflexibel waren. Selbst bei den hart erkämpften Regelterminen kam es oft vor, dass einzelne Personen fehlten, was sich dann wieder auf die Entscheidungsfindung und Kommunikation auswirkte.
- Kommunikation: Wichtige Entscheidungen wurden manchmal getroffen, wenn nicht alle POs anwesend waren, was zu Frust und Missverständnissen führte.
- Prioritäten: Alle drei POs hatten unterschiedliche Rollen im Unternehmen und kamen aus verschiedenen Abteilungen. Damit einhergehend kam es oft zu Unklarheit bzw. Uneinigkeit, was die Priorität einzelner Themen anging. Hier bestand die Aufgabe unseres Scrum Masters darin, diese Unklarheiten sichtbar zu machen und eine Lösung herbeizuführen, damit für das Team keine Blockaden entstehen.
Unser Scrum Master hatte also alle Hände voll zu tun, diese Meetings zu koordinieren. Frustrierend? Absolut. Aber zum Glück wussten alle, dass dies nur eine vorübergehende Lösung war.
Die Rettungsmission unseres Scrum Masters
Wie rettet man ein agiles Projekt aus dem Chaos? Hier kommt unser Scrum Master ins Spiel:
- Kundencommitment einholen: Wir überzeugten den Kunden zunächst, aktiv nach einem einzigen PO zu suchen und diese Stelle schnell zu besetzen.
- Transparenz und Visualisierung: Wir visualisierten die gesammelten Anforderungen in einem gemeinsamen Tool, damit alle auf dem gleichen Stand waren.
- Iterative Weiterentwicklung: Die Anforderungen wurden gemeinsam mit den POs besser strukturiert und schrittweise weiterentwickelt.
- Dokumentation und Austausch: Wir dokumentierten die Austauschtermine und organisierten regelmäßige Treffen der POs.
- Transparenz in Jira: Die Aufgabenverteilung und Priorisierung wurde in Jira für alle sichtbar gemacht.
Das Ergebnis
Im Zuge der Optimierung wurde ein klar verantwortlicher Product Owner eingesetzt, während die ursprünglichen POs ihre Expertise als wertvolle Stakeholder einbrachten. Durch diese Umstrukturierung konnte der Aufwand für die Pflege des Backlogs deutlich reduziert werden, sodass der neue PO nicht dauerhaft überlastet ist und mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben hat. Zusätzlich wurden neue Tools und Strukturen eingeführt, die eine flexiblere und agilere Arbeitsweise in anderen Unternehmensbereichen ermöglichen.
Das Fazit
Dieses Projekt unterstreicht die Weisheit: „Ein PO pro Projekt“ – eine im Scrum Guide festgeschriebene Regel. Denn klare Verantwortlichkeiten und effiziente Kommunikation sind entscheidend für den Erfolg agiler Projekte.
Stehen Sie vor ähnlichen Herausforderungen in Ihren Projekten? Wir bieten umfassende Beratung in der agilen Unternehmens- und Teamorganisation an. Kontaktieren Sie uns noch heute, um zu erfahren, wie unsere Experten Ihnen helfen können, agile Prinzipien erfolgreich umzusetzen und Ihre Prozesse zu optimieren.
Philipp Tintschl
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