Der Weg in die Cloud

Migration

Anforderungen ermitteln

Sollten Sie sich für eine Migration entscheiden, müssen Sie die Anforderungen an das Zielsystem sorgfältig dokumentieren.

Je nachdem mit welchem Zeitrahmen Sie arbeiten, sollten Sie auch festlegen, welche kritischen Daten, Funktionen und Prozesse existieren, um diese im ersten Schritt zu migrieren und schnellstmöglich das Arbeiten auf dem Zielsystem zu ermöglichen.

Dies bietet gleichzeitig auch die Chance, jene Elemente genauer zu beleuchten und wünschenswerte Anpassungen zu dokumentieren.

Die Komplexität des vorhandenen Systems gibt dabei vor, wie genau das Zielsystem die Anforderungen abbilden kann. Aktuell kann nicht jede Funktion in der Atlassian Cloud zu 100% nachgebildet werden. Zum Beispiel könnte ein Prozess auf spezielle Jira Felder einer App angewiesen sein, die aber aktuell noch nicht in der Jira Cloud verfügbar sind.

Vor allem bei Apps von Drittanbietern besteht die Möglichkeit, dass Funktionen nicht oder erst zu einem späteren Zeitpunkt zur Verfügung stehen. Hier ist eine Analyse der betroffenen unternehmensinternen Prozesse zielführend. Sollte das eine Anpassung des abgebildeten Prozesses erfordern, können Sie zeitgleich weitere Optimierungen des Prozesses umsetzen. Ist der Prozess bspw. über die Zeit zu unübersichtlich und komplex geworden, dann lässt er sich an dieser Stelle korrigieren.

Machbarkeit evaluieren

Der nächste Schritt ist die Evaluation der Migrations-Machbarkeit. Dank der zuvor gesammelten Erkenntnisse aus den Anforderungen, die Sie ermittelt haben, können Sie nun festlegen, mit welchen Apps zukünftig Ihre Prozesse verarbeitet werden sollen.

So wird vermieden, dass bei der Prozessabbildung und in der direkten Arbeit mit Ihren Prozessen “Lücken” entstehen, die sich nicht mit Ihren gewählten Apps umsetzen lassen. Im Zuge der Migration ist es gleichzeitig auch ratsam Ihre App-Bibliothek aufzuräumen. Sie sollten sich also Gedanken machen, welche Apps Sie weiterhin brauchen und welche womöglich obsolet sind. Das macht Ihre App-Bibliothek auf Dauer übersichtlicher und erlaubt es Ihnen, die Anzahl der verwendeten Apps zu reduzieren. Somit können sich Ihre Teams auf diese begrenzte Anzahl an Apps fokussieren und von dem gleichen App Know-How profitieren. 

Beispielsweise erlaubt Ihnen Jira Work Management, Ihre Team Planung direkt in Jira mittels einer Kalenderansicht vorzunehmen. Somit entfällt die Notwendigkeit einer entsprechenden zusätzlichen App.

Apps von Drittanbietern bieten häufig Anleitungen und Dokumente, um die Migration zu vereinfachen und einen Überblick darüber zu verschaffen, was damit aktuell oder in Zukunft möglich ist oder sein wird.

Im Fall von Jira Cloud können Sie einige Daten automatisch migrieren, darunter Projekte, Vorgänge, Benutzer und Gruppen. Andere hingegen, wie bspw. Filter, sind nur schwer oder gar nicht migrierbar. Deshalb sollten Sie im Vorfeld klären, welche Methoden genutzt werden können, um bestimmte Daten zu migrieren. Damit erhalten Sie einen Überblick darüber, welche Daten ggfs. manuell migriert werden müssen.

Die Vorgehensweise bspw. einen XML Export sowie Import durchzuführen birgt das Risiko des Datenverlusts, da bei einem Import in die Jira Cloud die darin befindlichen Daten vollständig überschrieben werden.

Anpassungen, die an das eigene Jira vorgenommen wurden, müssen Sie gesondert auf ihre Umsetzbarkeit in der Cloud prüfen. Es kann sein, dass genutzte Apps oder Funktionen zwar grundsätzlich weiterhin verfügbar sind, nun allerdings anders angewendet werden müssen. Das liegt daran, dass sich ihre Funktionsweise in Jira Cloud geändert hat. Dies kann ebenfalls manuelle Anpassungen erfordern, um die gewünschte Funktionalität wiederherzustellen.

Verschiedene App-Anbieter im Atlassian Marketplace speichern die Daten ihrer Apps, die speziell für die Cloud Version entwickelt wurden, nicht in der Atlassian Cloud. Sie werden stattdessen bei dem entsprechenden Drittanbieter extern gehostet. Aus diesem Grund sollten Sie diese Apps erneut auf Sicherheits- und Datenschutzanforderungen prüfen. 

Die Umsetzung

Wenn Sie all diese Fragen geklärt und dokumentiert haben, bietet es sich an, eine entsprechende “Atlassian Cloud” Seite aufzusetzen und die technische Umsetzung, zunächst im kleinen Maßstab, zu testen. Dieses Vorgehen stellt sicher, dass Sie hinterher nicht das Produktivsystem stoppen müssen um ggfs. notwendige Änderungen vorzunehmen. Durch die Verwendung einer Instanz bis 10 Benutzer fallen zu diesem Zeitpunkt keine Lizenzkosten an.

Empfehlenswert ist es außerdem, vor einem Import, die Daten und die aktiven Nutzer (z.B. deaktivierte Benutzerkonten) zu bereinigen. Das gibt Ihnen wiederum Gewissheit, dass Sie nicht mehr gebrauchte Daten unnötig migrieren und die Anzahl der zu importierenden Benutzer zu den genutzten Lizenzen passen.

Des Weiteren können Sie diesen Zwischenschritt nutzen, um zu überprüfen, ob alle Daten wie geplant importiert werden können. Das spart Zeit, da Sie weitere Imports nicht mit dem Produktivsystem durchführen müssen. Wie zuvor erwähnt, führt ein XML Datenimport auf dem Produktivsystem zusätzlich dazu, dass Daten überschrieben werden und dadurch die Gefahr eines enormen Datenverlusts auf Sie zukommen kann. Die Prüfung im kleinen Rahmen vermeidet ein solches Risiko. 

Sollte die technische Umsetzung und der Datenimport ohne Probleme verlaufen, können Sie die Migration mit dem gewonnen Wissen auf einer neuen Instanz mit den entsprechenden Lizenzen durchführen. 

Onboarding

Um Ihren Teams den Einstieg in die Atlassian Cloud zu erleichtern, können Sie ganz einfach nützliche Bookmarks erstellen und im Team verteilen. Diese helfen den Teammitgliedern sich auf einen Blick eine Übersicht über ihre relevanten Aufgaben Projekte, Dashboards usw. zu verschaffen.

Für ein reibungsloses Onboarding empfehlen wir außerdem ein Angebot an Schulungen zu Änderungen in den Prozessen und dem Umgang mit Jira Cloud sowie den ausgewählten Jira Cloud Apps anzubieten. Zusätzlich sollten Sie Kontaktpersonen für Hilfestellung auswählen und festlegen, um Ihre Mitarbeiter bei der Arbeit mit der neuen Software bestmöglich zu unterstützen.