Kanban makes Recruiting easy
Kanban ist eine agile Methode, die gut in bereits bestehende Strukturen integriert werden kann. Dabei werden Aufgaben zunächst in kleine Arbeitsschritte aufgeteilt und nacheinander abgearbeitet. Allerdings liegt der Fokus nicht darauf, an möglichst vielen Tasks gleichzeitig zu arbeiten, sondern darauf, einzelne Aufgaben möglichst schnell abzuschließen gemäß dem Motto: “Stop starting and start finishing”. Zielsetzung ist die Verbesserung des Workflows bei gleichzeitiger Steigerung der Produktivität und der Qualität des Endprodukts.
Im Recruiting Prozess ist das Ziel schnellstmöglich die geeignetsten Kandidat:innen zu identifizieren und einzustellen sowie ungeeigneten Kandidat:innen eine Absage zu erteilen. Hierfür ist ein Kanban Board ein effektives Instrument.
Ein Kanban Board visualisiert die nötigen Arbeitsschritte, die jede Aufgabe bis zur Zielerreichung durchlaufen muss. Auf diese Weise sind alle “Work in Progress” (WIP) Aufgaben für die Teammitglieder transparent und tagesaktuell einsehbar. Diese Visualisierung schafft ein Bewusstsein für den gesamten Arbeitsprozesses und die Transparenz vereinfacht die Kollaboration. Dazu können verschiedene Medien eingesetzt werden, wie etwa ein Whiteboard oder eine Pinnwand, meistens wird jedoch eine Anwendung wie zum Beispiel Jira verwendet.
Das Kanban Board besteht aus mindestens drei Spalten, in welchen die einzelnen Aufgaben als übersichtliche Karte angebracht werden.
- Die linke Spalte beinhaltet alle anstehenden Aufgaben. Im Recruiting Beispiel werden in der linken Spalte alle eingehenden Bewerbungen gesammelt.
- In der mittleren Spalte befinden sich alle WiP Aufgaben und kann bei steigender Aufgabenkomplexität in mehrere Spalten aufgeteilt werden, sodass eine Aufgabe mehrere Arbeitsschritte durchläuft, bis sie endgültig abgeschlossen ist. Der Recruitingprozess lässt sich beispielsweise in die verschiedenen Phasen der Bewerbung (Erstgespräch, Zweitgespräch, etc.) unterteilen.
- Die rechte Spalte beinhaltet als Done gekennzeichnete Aufgaben, d.h. alle fertig abgearbeiteten Aufgaben. Im Recruiting Beispiel wird eine zweigeteilte Spalte (Zusagen oder Absagen) verwendet, die alle Bewerbungen dokumentiert, denen eine Zusage oder Absage erteilt wurde.
Aufgaben werden grundsätzlich so abgearbeitet, dass alle Aufgaben auf dem von links nach rechts wandern, bis sie in der finalen rechten Spalte angekommen sind. Die maximale Anzahl der gleichzeitig zu bearbeitenden Aufgaben wird bereits vor Verwendung des Kanban Boards festgelegt, kann jedoch später an Fähigkeiten und aktuelle Herausforderungen angepasst werden. Diese Begrenzung der Aufgaben nennt sich WiP Limit. Auch hier gilt wieder das Motto “stop starting and start finishing”, denn je stärker das WiP Limit, desto stärker liegt der Fokus auf “start finishing”. Jede mittlere Spalte kann ein eigenes WiP Limit haben, um Ablaufverzögerungen zu vermeiden.
Im Recruiting Prozess werden zum Beispiel nur weitere Bewerber:innen für ein Zweitgespräch eingeladen, wenn ausreichend Kapazitäten vorhanden sind. Die vorhandenen Kapazitäten lassen sich leicht mittels des Zweitgespräche WiP Limits auf dem Kanban Board abbilden. Ist das Limit erreicht, können keine weitere:n Bewerber:innen eingeladen werden.
Grundsätzlich werden Aufgaben nach der Pull-Methode abgearbeitet, d.h. erst wenn Aufgaben fertiggestellt und in die nächste Spalte gezogen sind, wird damit Platz für neue Aufgaben frei. Diese werden dann aus der links angrenzenden Spalte weiter verschoben.
Sollten sich unter Zweitgespräche noch so viele Bewerber:innen befinden, dass das WiP Limit erreicht ist, dann müssen Bewerber:innen von dort aus erst weiter nach rechts wandern – beispielsweise unter Zusage oder Absage – bevor neue Bewerber:innen in die Spalte Zweitgespräch kommen können. Eine Bewerbung durchläuft so den kompletten Recruiting Prozess geordnet und für alle übersichtlich.
Die ganz linke und die zweigeteilte rechte Spalte bilden eine Ausnahme, da es dort keine WiP Limits gibt. Das Recruiting Kanban Board kann also beliebig viele offene Bewerbungen in der linken Spalte haben und ebenso beliebig viele abgeschlossene Bewerbungen in der zweigeteilten rechten Spalte. Es macht jedoch Sinn, die eingehenden, unbearbeiteten Bewerbungen möglichst übersichtlich zu halten und ggf. die Abarbeitung zu priorisieren.
Insgesamt ist Kanban ein gutes Instrument, um ohne viel Mühe die Übersicht über den Stand von Bewerbungen oder andere Aufgaben zu behalten. Es ermöglicht allen Teammitgliedern einen schnellen, tagesaktuellen Überblick auf die nächsten Arbeitsschritte, sodass Kooperationen einfach möglich sind und auch der Ausfall von Teammitgliedern schnell kompensiert werden kann.
Ganz nach dem Motto “practice what you preach” nutzen wir bei AGILE ANTS ein Kanban Board für den Recruiting Prozess – und die Ergebnisse sprechen für sich!
Scrumantha
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