VUCA – leeres Buzzword oder Unternehmensrealität?

Inhaltsverzeichnis

Nichts ist so beständig wie der Wandel. (Heraklit)

I. Exponentielle Veränderungen

Während 1950 noch 2,5 Milliarden Menschen die Erde bewohnten, sind es heute 7,9 Milliarden. Während Telefone mit Wählscheiben früher Jahrzehntelang genutzt wurden, ist das neueste Smartphone heutzutage nach einigen Monaten wieder veraltet. Innovationszyklen werden immer schneller, Märkte werden intransparenter, der Wettbewerbsdruck wird intensiver. Durchschnittliche Lebenszyklen von Unternehmen sinken immer weiter. In der Zeit, in der du diesen Blogartikel gelesen hast, wurden ca. 250 Stunden YouTube-Videos hochgeladen, 170.000 Tweets abgesetzt 100 Millionen Emails gesendet. Unser Wissen nimmt exponentiell zu. Es ist jederzeit und überall verfügbar. Noch nie hat sich in so kurzer Zeit so viel verändert. 

Wird es dir schon schwindelig? Getrieben werden diese schnelllebigen, unvorhersehbaren und ständigen Veränderungen durch unterschiedliche Kräfte, z.B. die Globalisierung, Demografie, Klimawandel und vor allem die Digitalisierung und Industrie 4.0.  

Genau diese Lebensrealität soll mit dem Akronym “VUCA” beschrieben werden. Sicher hast Du schon von dem Begriff gehört, wird das Wort doch seit dem Ausbruch der Pandemie geradezu inflationär genutzt. Zeitgleich gibt es jedoch wieder neue Trendbegriffe, die die Realität noch besser beschreiben sollen, wie z.B. BANI (Brittle- Anxious- Non-linear- Incomprehensible). VUCA ist für viele mittlerweile gar ein “Alter Schuh”. Daher möchten wir heute der Antwort auf die folgende Frage ein Stück näher kommen: Ist VUCA nur ein leeres Buzzword oder Unternehmensrealität?

II. VUCA verstehen

VUCA ist ein Akronym für die Worte Volatilität, Unsicherheit, Komplexität (Complexity) & Ambiguität. Es ist ein Versuch, das immer komplexer werdende Marktumfeld, in dem Unternehmen heutzutage agieren müssen, zu beschreiben. Klassische Strategien des Industriezeitalters greifen nicht mehr. Einzelpersonen, Teams und Unternehmen müssen immer häufiger Lösungen zu Problemen finden, die nie zuvor dagewesen sind oder sogar Probleme, die wegen ihrer Komplexität noch gar nicht in Gänze bekannt sind. 

Um fest mit beiden Beinen im Kontext der VUCA-Welt zu stehen und sogar, der Zeit angemessen, erfolgreich los zu sprinten, sollte man die Auswirkungen der vier Aspekte und deren Herausforderungen und Chancen verstehen. Dabei gilt es zu beachten, dass die Begriffe sehr nah beieinander liegen und gegenseitig Ursache und Wirkung füreinander sind. Es ist eine Herausforderung an sich, VUCA zu verstehen. Hier also ein Versuch, in die VUCA-Welt einzutauchen und möglichen Strategien, dieser zu begegnen.

1. Volatilität

Volatilität bedeutet, dass sich die Rahmenbedingungen, in denen sich ein Unternehmen bewegt, häufig und stark verändern können. In der heutigen Zeit wird ständige Veränderung zur Konstante. Wenn die Geschwindigkeit der Veränderungen außerhalb des Unternehmens schneller ist, als die innerhalb des Unternehmens, wird es schwierig sein, weiter erfolgreich im Markt zu bestehen. 

Stell dir beispielsweise vor, du arbeitest in der Baubranche. Jahrelang hast du erfolgreich Bauprojekte geplant, zuverlässig kalkuliert, ordnungsgemäß durchgeführt und pünktlich fertiggestellt. Wegen der Rohstoffknappheit steigen allerdings nun enorm die Preise und es dauert lange an Material zu kommen. Zudem fehlen mehr und mehr Fachkräfte, um diese Materialien zu verbauen. Wenn diese großen Veränderungen für dein Unternehmen sich in kürzeren Abständen häufen, sinkt die Zuverlässigkeit und die detaillierte Planung wird schwieriger.

Volatilität meistern – Vision

Wenn man diese ständigen Richtungsänderungen als Konstante akzeptiert, ohne auf “Besserung” zu hoffen, ist man schon den ersten Schritt in die richtige Richtung gelaufen. Doch zeitgemäße Strategien sollten sogar darauf ausgelegt sein, Volatilität für sich zu nutzen, anstatt sie nur zu akzeptieren. Um dies zu meistern, hilft dem Unternehmen und Team eine klare Vision, die als Kompass und zur Orientierung dient. Eine gemeinsame Vision motiviert das Team und erzeugt Zusammenhalt. Dieser Richtung können alle stets folgen, ohne dass sie von großen Veränderungen aus der Bahn geworfen werden.

2. Unsicherheit

Durch eine hohe Volatilität und Komplexität ist es unmöglich, in jeder Situation alle Fakten zu kennen und genau einschätzen zu können. Das bedeutet, dass in jeder Entscheidung eine gewisse Unsicherheit eine Rolle spielt. Es wird schwieriger, Dinge vorherzusagen und zu wissen, welche Effekte Entscheidungen haben werden. Diese Herausforderung war natürlich schon immer Teil unseres Handelns. Jedoch sorgt das digitale Zeitalter mit einer wachsenden Flut an Informations- und Kommunikationstechnologien und der ständigen Verfügbarkeit von Wissen, Daten und Fakten für eine steigende Unsicherheit, da mehr Wissen zur Verfügung steht, als ein Mensch verarbeiten kann. 

Bei dem vorherigen Beispiel der Baubranche bedeutet das für dich, dass eine langfristige Projektplanung immer mehr Unbekannte und damit Risiken mit sich bringt. Entscheidungen müssen jedoch trotz großer Unsicherheiten getroffen werden. Sich dabei auf das Inselwissen einzelner Führungskräfte zu stützen, bringt das Unternehmen aber nicht mehr weiter. 

Unsicherheit meistern – Understanding 

Um Unsicherheiten zu reduzieren und damit Auswirkungen von Entscheidungen besser vorhersehen zu können, ist es hilfreich, Wissen und Kompetenzen von unterschiedlichen Menschen zusammenzubringen. Eine interdisziplinäre Zusammenarbeit ist also von hoher Bedeutung. Verschiedene Teams und Abteilungen im Unternehmen verfügen über unterschiedliche Perspektiven und Kenntnisstände. Bringt man diese Perspektiven zusammen, hat man im Ganzen mehr Informationen und Kompetenzen verfügbar, um Zusammenhänge zu verstehen. Aus diesem Grund spielt auch die Diversität eines Teams eine immer größer werdende Rolle.

3. Komplexität

Zusätzlich zu Volatilität und Unsicherheiten addieren die Digitalisierung und Globalisierung mehr und mehr Komplexität zu Projekten, da vieles miteinander verknüpft ist und es eine Vielschichtigkeit von Einflussfaktoren gibt. Ursache und Wirkung sind häufig nicht mehr deutlich und Zusammenhänge werden undurchsichtiger.

Als Projektleitung in der Baubranche spielt also nicht nur deine eigene Planung und die Projektvisionen der Kund:innen eine Rolle. Zusätzlich gibt es Regeln der Kommune, des Landes oder Bundes, es gibt Umweltauflagen, politische Einflüsse, technische Herausforderungen. Bist du dazu noch international tätig, erhöht sich diese Komplexität weiter massiv. 

Komplexität meistern – Klarheit

Um den Komplexitäts-Knoten zu lösen, hilft es soweit möglich für Klarheit und Einfachheit zu sorgen. Transparenz über Prozesse und Strategien zu schaffen sowie eine offene Kommunikation können dabei helfen. Aber auch die “Vereinfachung” des Arbeitsalltags ist elementar. Technische Unterstützung, wie beispielsweise das Kommunikationstool Slack oder digitale Kanban-Boards, erzeugen Transparenz und schnelle Kommunikation. Strategie und Abläufe sollten so einfach wie möglich gehalten sein und Abhängigkeiten innerhalb des Unternehmens minimiert werden. Wenn das Team beispielsweise die Arbeit selbst organisieren und Entscheidungen selbst treffen kann, werden Abhängigkeiten innerhalb des Unternehmens und damit Komplexität reduziert.

4. Ambiguität

Während das Fehlen von Wissen Unsicherheit hervorruft, können zeitgleich vorhandene Informationen mehrdeutig und damit unterschiedlich interpretierbar sein. Dabei spricht man von Ambiguität. Mit immer vielfältigeren Werte-Konstrukten und Lebensrealitäten der Gesellschaft, haben Daten, Fakten und Kommunikation ein höheres Potential für Fehlinterpretationen. Dies kann zu Missverständnissen und Fehlentscheidungen führen. 

Dein Team und ein weiteres Team sind mit dem gleichen Projekt vertraut. Für euer Team läuft alles nach Plan. Im anderen Team holpert es allerdings aus unterschiedlichen Gründen und es liegt zeitlich etwas zurück. Während also in eurer Wahrnehmung das Projekt gut läuft, empfindet das andere Team eventuell, dass das Projekt katastrophal ist. Ohne gute Kommunikation, denken beide Teams voneinander, dass jeweils das andere Team die Situation gleich empfindet. Dadurch entsteht eine Doppeldeutigkeit der Situation und aufgrund dessen könnten Fehlentscheidungen für das Projekt getroffen werden. 

Ambiguität meistern – Agilität

Durch gute Kommunikation kann man viele ambivalente Situationen entschärfen. Aber auch die beste Kommunikation kann Ambiguität nicht allen Wind aus den Segeln nehmen. Was jedoch dabei hilft, Ambiguität zu meistern, ist Agilität. Dies bedeutet anpassungsfähig und ständig beweglich zu sein. 

Dazu gehört ebenso eine Offenheit für Fehler und Entscheidungsfreudigkeit. Ausprobieren, experimentieren und anpassen sollte fester Bestandteil des Arbeitsalltags sein. Wenn man agil arbeitet, lassen sich Fehlinterpretationen und Missverständnisse leichter ausgleichen.

III. VUCA und Agilität

Aber Agilität ist nicht nur eine Antwort auf das “A” von VUCA. Wenn man die anderen Aspekte und mögliche Reaktionen näher betrachtet und diese mit agilen Prinzipien und Werten vergleicht, fällt auf, dass es viele Übereinstimmungen gibt.

  1. Volatilität – Vision
    Eine klare Vision des Produktes oder Projektzieles und die Kommunikation dieser ist ein fundamentaler Bestandteil agiler Praktiken. So basiert beispielsweise das Product Backlog in Scrum auf einer klaren Produktvision und jeder einzelne Sprint auf einem Sprint Goal. 
  2. Unsicherheit – Understanding
    Crossfunktionale Teams sind in agilen Arbeitsmethoden häufig zu finden. Die Interdisziplinarität dieser Teams sorgt für breitgefächertes Wissen und Kompetenzen.
  3. Komplexität – Klarheit
    Transparenz und Kommunikation sind Grundpfeiler der agilen Arbeit. Auch das ständige Optimieren von Prozessen, um Komplexität zu mindern, wird mit Retrospektiven beispielsweise gefördert.

V. VUCA – nur ein Buzzword?

VUCA ist ein Versuch, die Herausforderungen und Veränderungen des unternehmerischen Umfelds zu greifen. Wenn man VUCA zu sehr als externen Einfluss betrachtet, auf den man keinen Einfluss hat, läuft man Gefahr als Unternehmen nur noch reaktiv zu handeln.

Wenn man allerdings VUCA als Lebensrealität akzeptiert, hat man die Chance die Umstände proaktiv für sich zu nutzen. Agile Werte und Praktiken im Arbeitsalltag zu integrieren, ist beispielsweise ein Weg, gut auf VUCA reagieren zu können und das Unternehmen gleichzeitig zukunftsorientiert aufzustellen. Dass neue Akronyme die Bühne betreten, wie z.B. BANI, zeigt umso mehr, wie komplex und vielschichtig unser Umfeld wird. Es wird immer schwieriger, eine umfassende Erklärung für die vielfältigen Phänomene unserer Umwelt darzulegen. Akronyme wie VUCA sind daher nicht einfach leere Buzzwords. Sie sind eine Unterstützung dabei, eine komplexe, vielschichtige Welt etwas einfacher und geordneter zu machen.