Entlastung und Effizienz: Wie ein Proxy Product Owner den Unterschied macht

Wenn der Product Owner (PO) unter der Last seiner Aufgaben zu ertrinken droht, steht die Stabilität des gesamten Projekts auf dem Spiel. Während einige Unternehmen auf dieses Problem reflexartig mit zusätzlichen POs reagieren – und damit oft mehr Probleme schaffen als lösen – existiert eine deutlich effizientere Alternative: der Proxy Product Owner (PPO). Wir werfen einen umfassenden Blick auf die Vor- und Nachteile sowie die Herausforderungen eines Proxy Product Owners und bieten Dir einen umfassenden Überblick. So kannst Du entscheiden, ob ein PPO die Antwort auf die Probleme Deines Teams sein könnte.

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Was ist ein Proxy Product Owner

Im agilen Manifest ist lediglich vom Product Owner die Rede, aber in der täglichen Projektarbeit zeigt sich, dass eine komplementäre Rolle eine gute Ergänzung sein kann. Beispiel: Der Geschäftsführer, der auch als Product Owner fungiert, weil er das Geschäft am besten kennt, steht oft vor der Herausforderung, beiden Rollen gerecht zu werden. Besonders wenn das Projektteam wächst, das Produkt komplexer wird und die Anzahl der Stakeholder steigt, kann diese Doppelbelastung schnell zu einer zeitlichen Überforderung führen. Um dies zu vermeiden und dem PO zu ermöglichen, sich stärker auf die Wertschöpfung und die Produktziele zu konzentrieren, wird ihm ein Proxy Product Owner (PPO) zur Seite gestellt. Der PPO nimmt die ihm übertragenen Aufgaben wahr und entlastet dadurch den PO. Dieser behält jedoch weiterhin die Entscheidungsgewalt und die Verantwortung. Der Proxy PO fungiert somit als eine Art verlängerter Arm, der die operative Belastung reduziert, ohne in strategische Entscheidungen einzugreifen.

Die Aufgaben des Proxy POs

Die Verantwortlichkeiten des Proxy Product Owners sind vielfältig und passen sich flexibel an die Bedürfnisse des Projekts und des Product Owners an.

Stakeholder Management: die Anforderungen einholen, abstimmen und validieren
Backlog-Management: Definieren des Product Backlogs und Planung des Backlogs mit dem Team
Kommunikation und Transparenz: regelmäßige Rücksprache mit dem Scrum Team, die sicherstellen, dass das Team das Backlog versteht und alle Informationen zur Hand hat

Abgrenzung zwischen Proxy Product Owner und PO

Die Abgrenzung zwischen dem Proxy Product Owner und dem Product Owner ist essentiell, um die Rollenklarheit innerhalb des agilen Teams zu gewährleisten. Der Umfang der Aufgaben, die der PO an den PPO delegiert, kann variieren, doch einige Kernelemente bleiben stets dem PO vorbehalten. Der Product Owner behält die Priorisierung im Backlog fest in seiner Hand, um die strategische Ausrichtung des Produkts zu gewährleisten. Ebenso obliegen ihm Budgetfragen, um sicherzustellen, dass das Entwicklungsteam innerhalb der vorgegebenen Grenzen bleibt.

Wann ist ein PPO erforderlich?

Wenn der Product Owner unter der Last seiner zahlreichen Verantwortlichkeiten zu ertrinken droht, bietet der Einsatz eines PPOs eine effektive Entlastung. Diese Unterstützung ist nicht nur in stressigen Perioden wertvoll, sondern auch in Übergangsphasen, in denen vorerst kein PO zur Verfügung steht. In solchen Fällen sorgt der PPO für Kontinuität und einen reibungslosen Ablauf der Prozesse. Darüber hinaus erweist sich ein PPO auch bei längerer Abwesenheit des POs als nützlich, um dessen Aufgaben teilweise zu übernehmen.

So kann sich der Product Owner durch die Integration des PPOs auf seine Kernaufgaben konzentrieren: die Maximierung des Produktwerts, die Analyse von Kundenverhalten und Markttrends sowie die strategische Planung des Produkts.

Was sind die Vor- und Nachteile eines PPO?

Vorteile eines PPOs:

Entlastet den PO erheblich – ermöglicht Fokussierung auf Wertschöpfung und Kernaufgaben
Das Team erhält einen zuverlässigen Ansprechpartner (ASP), was die Kommunikation und die Koordination innerhalb des Teams verbessern kann
Die Unterstützung durch den PPO verschafft dem PO mehr Zeit, um sich intensiver und öfter mit dem Scrum-Team abzustimmen

Nachteile eines PPO:

Frustration im Scrum-Team, wenn der PPO als einziger Ansprechpartner fungiert, aber keine Entscheidungsbefugnis hat
Zusätzliche Kosten durch die Einstellung eines dedizierten PPO
Entscheidungen verzögern sich, was Prozesse verlangsamt

Vor welchen Herausforderungen steht der PPO?

Generell begegnet der PPO bei den ihm übertragenen Aufgaben allen Herausforderungen, denen der PO auch begegnet.

Stakeholder-Management: Uneinige Stakeholder oder solche mit begrenzter Verfügbarkeit können das erarbeiten von Anforderungenerschweren

Kommunikation mit dem Scrum-Team als Herausforderung: Der PPO kann Schwierigkeiten haben, die Anforderungen und Erwartungen des POs an das Scrum Team effektiv zu kommunizieren, was zu Unsicherheit und Ineffizienz im Team führen kann.
Regelmäßiger Kommunikationsprozess: Die Interaktion zwischen dem PO und dem PPO muss klar definiert und strukturiert sein, um Missverständnisse zu vermeiden.

Klare Eskalationswege: Es ist entscheidend, klare Eskalationswege zu etablieren, insbesondere für Entscheidungen von großer Tragweite, die potenziell zu einem Projektstopp führen könnten.

Klare Aufgabenteilung: Eine klare Aufgabenverteilung zwischen PO und PPO ist erforderlich, um sicherzustellen, dass jeder Stakeholder angemessen betreut wird und dass das Projekt nach außen hin koordiniert und einheitlich erscheint.

ABER: Da der PPO u.U. nicht für die Priorisierung zuständig ist, kann er bei mangelnder Vorgabe durch den PO das Scrum-Team nicht effektiv anleiten, was Unsicherheiten bezüglich der nächsten Schritte im Projekt zur Folge hat.

Die strategische Bedeutung des Proxy Product Owners in komplexen Projekten

Die Bedeutung der Rolle des Proxy Product Owners variiert je nach Komplexität und Umfang des Projekts. In Projekten mit einer klaren und kontinuierlichen Entwicklungslinie mag der Bedarf an einem PPO weniger ausgeprägt sein. Hingegen erweist sich der PPO häufig als unverzichtbar bei der Neuentwicklung eines Produkts oder der Implementierung einer bedeutenden neuen Version. In solchen Szenarien, in denen eine Fülle von Anforderungen effizient verarbeitet und verwaltet werden muss, bietet der PPO die notwendige Unterstützung, um den Product Owner zu entlasten und sicherzustellen, dass das Projektteam zielgerichtet und effektiv arbeiten kann.

Die Wahl eines PPOs: Wer entscheidet?

Die Relevanz des Proxy Product Owners hängt stark von der Komplexität und Größe des Projekts ab. Bei einfacheren, geradlinigen Projekten ist der Bedarf an einem PPO oft geringer, während die Entwicklung neuer Produkte oder die Implementierung größerer Updates zu einem Bedarf führen kann.

ABER: Alternativ kann der Product Owner durch andere Maßnahmen entlastet werden, etwa indem seine Rolle auf Kernaufgaben beschränkt wird oder Aufgaben an andere Spezialisten übertragen werden

Fazit / tl;dr

Der Proxy Product Owner (PPO) tritt auf den Plan, um den Product Owner (PO) zu entlasten, insbesondere wenn dieser unter einer Vielzahl von Aufgaben zu ertrinken droht. Indem der PPO operative Tätigkeiten übernimmt, ermöglicht er dem PO, sich vermehrt auf die Wertschöpfung und strategische Produktziele zu fokussieren. Diese Unterstützung erweist sich als besonders wertvoll in Situationen, in denen der PO gleichzeitig andere Rollen ausübt, vorübergehend nicht verfügbar ist oder in einer Übergangsphase, in der die Rolle des POs noch zu besetzen ist.

Mit dem PPO erhält das Team einen zuverlässigen Ansprechpartner, der allerdings keine Entscheidungsbefugnisse hat – diese verbleiben beim PO. Trotz der zusätzlichen Kosten bietet ein PPO eine effiziente Lösung, um den PO kurzfristig zu entlasten und sicherzustellen, dass dieser sich auf seine Kernaufgaben konzentrieren kann. Langfristig muss jedoch vermieden werden, dass der PO zu viele Rollen gleichzeitig übernimmt, damit dieser seine Kernaufgaben erfüllen kann und das Projekt nicht ins Stocken gerät.

Kurz gesagt, kann die Einführung eines PPOs die Projektarbeit effizienter gestalten, erfordert aber klare Abgrenzungen und eine sorgfältige Implementierung, um die Vorteile voll auszuschöpfen und mögliche Herausforderungen zu bewältigen.

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Kevin Stuth

Kevin Stuth betreut und unterstützt unsere Kunden im Bereich Atlassian-Consulting, - administation, und -implementierung. Gemeinsam mit Stephan entwickelt er Ideen und Umsetzung für diverse Atlassian Plugins, um für unseren Kunden täglich das Optimum aus ihren Atlassian-Tools zu holen.

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