Die Eisenhower Matrix als Priorisierungshilfe
Inhaltsverzeichnis
Im Rahmen eines Projekts bei einem größeren Konzern hatten wir die Situation, dass sich Team und Product Owner (PO) zwar über die grundsätzlichen Prioritäten der Backlog Items klar und einig waren. Der PO hatte jedoch die Herausforderung, diese seinem Management und anderen Stakeholdern zu transportieren, die naturgemäß an einem anderen Detailgrad interessiert sind und in einem Product Backlog das „Big Picture“ vermissen.
EINFACHER UND INTUITIVER ÜBERBLICK
Wir erinnerten uns dann an die gute alte „Eisenhower Matrix“, mit der man auf Basis der beiden Parameter „Dringlichkeit“ und „Wichtigkeit“ Aufgaben einfach darstellen und zur Entscheidung bringen kann.
Die Eisenhower-Matrix geht auf den ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück, der diese Methode nutzte, um die mit dem Amt verbundene große Anzahl an Aufgaben und Entscheidungen nach bestimmten Kriterien zu priorisieren. Diese Methode ist sehr simpel, aber effektiv.
Eisenhower teilte die anstehenden Aufgaben zur Priorisierung in vier Quadranten auf:
Kategorie 1 (Quadrant unten links: nicht wichtig und nicht dringend)
In diesem Quadranten werden alle Aufgaben gesammelt, die weder zeitkritisch sind noch dabei helfen, das geplante Ziel zu erreichen. Diese Aufgaben müssen nicht bearbeitet werden.
Kategorie 2 (Quadrant oben links: wichtig, aber nicht dringend)
Aufgaben in diesem Quadranten zählen häufig zu den längerfristigen Aufgaben. Sie helfen Ihnen dabei, Ihr Ziel zu erreichen, sind aber nicht zeitkritisch. Diese Aufgaben müssen nicht unbedingt sofort bearbeitet werden und können daher auf einen späteren Termin verschoben werden.
Kategorie 3 (Quadrant oben rechts: wichtig und dringend)
Aufgaben in diesem Quadranten haben die höchste Priorität. Sie sind essentiell wichtig, um ein vorgegebenes Ziel zu erreichen. Diese Aufgaben sind zeitkritisch und können nicht aufgeschoben werden.
Kategorie 4 (Quadrant unten rechts: nicht wichtig, aber dringend)
Dieser Quadrant enthält Aufgaben, die – sofern möglich – am besten delegiert oder automatisiert werden, um die zeitliche Kritikalität zu mitigieren. In der Regel handelt es sich in diesem Quadranten um Aufgaben, die nicht zwingend von Ihnen persönlich bearbeitet werden müssen.
Unser erster „Proof of Concept“ war die haptische Umsetzung mit Post-Its auf der entsprechenden Matrix, um zu überprüfen, ob den designierten Rezipienten des Ganzen, in diesem konkreten Fall das mittlere Management, diese Darstellung hilft. Die Darstellungsebene waren Epics – sprich, pro Epic ein Post-It. In anderen Projekten ist aber auch ein Post-It pro User Story denkbar.
Ein erster Test „am lebenden Objekt“ zeigte schnell, dass dem Management die Darstellung mittels Eisenhower Matrix sehr half, die Inhalte, Prioritäten und (in einer späteren Version) auch Abhängigkeiten besser zu verstehen.
Stephan Rossbach
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